員工站內通知 · 電腦與手機同一套規則

唔好再喺通告、審批、預約之間切換。一個鈴鐺,三個標籤。

SRP 員工通知中心把日常要跟進的事收進右上角鈴鐺(電腦)同工作台頂鈴(手機)。每則通知同時講清楚三件事:從邊度嚟、要你處理定只係知會、屬於邊個工作範疇。種類同模組互不取代——HR 頁可以只睇人事,待處理列表仍然只收「要動手」嘅則。

待處理 知會 通訊 HR · 預約 · 會員 · 通訊 · 公司
3 種類
待處理 / 知會 / 通訊
5 模組
對準功能頁篩選,唔改緊急程度
6 來源
通告、預約、審批、通訊、新會員、人事
3 入口
電腦鈴鐺 · 手機工作台 · HR 主頁
01 · 定位

一個收件箱,對準「而家要睇/要做」

美容集團日常同時有公司通告、客人改期、請假審批、新會員網上登記、更表異動、同事私訊。以前要分幾個畫面先睇得齊。通知中心唔取代各功能頁,只係把「輪到你」嘅訊號集中,點進去仍然去原本應該去嘅畫面。

1

要動手嘅,排前面

必讀通告未確認、客人預約申請未回覆、等你批核嘅請假/報銷,一律標成待處理。角標同「待處理」分頁跟呢一批,唔好同普通知會混在一起。

2

知會唔等於催辦

普通通告、人事出勤更新、新會員登記屬於知會。未讀會喺「未讀/最新」出現,但唔會再佔「待處理」位置,避免 HR 更新把預約申請擠走。

3

通訊自己一條線

一對一或群組未讀訊息標成通訊,喺電腦鈴鐺用獨立分頁打開對話。唔會當成待辦任務,亦唔會同批核、改期搶同一條列表。

通知中心只服務已登入員工。會員 App、客人短訊、電郵、WhatsApp 仍然用另一套「事件通知」發送,兩邊開關互不影響。
02 · 邊界

站內鈴鐺,唔係向客人發訊

兩套能力經常被叫成「通知」,其實服務對象同渠道完全唔同。合成一個設定畫面會搞亂營運:關咗鈴鐺唔應該停客人短訊;關咗預約確認短訊亦不應該令店長睇唔到改期申請。

員工 · 站內

員工通知中心

  • 對象:已登入嘅員工
  • 渠道:電腦右上角鈴鐺、手機工作台頂鈴、HR 主頁列表
  • 內容:通告、預約申請、審批、人事更新、新會員、員工通訊
  • 目的:知道而家有咩要睇、要跟
VS
客人/員工 · 外發

事件通知(短訊/電郵/WhatsApp)

  • 對象:會員或員工嘅電話、電郵
  • 渠道:短訊、電郵、WhatsApp 等外發隊列
  • 內容:開單、預約確認、註冊成功等業務事件範本
  • 目的:把結果送到系統外面
03 · 點樣讀一則通知

每則同時帶三個標籤,互不取代

唔好把「HR」當成「待處理」,亦唔好把「待處理」當成「來自審批」。同一則通告,必讀未確認時係待處理;確認之後就變知會。模組仍然係公司。三個標籤各做各事。

來源

決定點開去邊、點記「已看」。六種來源各自對應原本嘅功能:通告、預約申請、審批、員工通訊、新會員、人事更新。管理員可以按來源決定邊啲人喺鈴鐺見到。

種類

只有三個:待處理 知會 通訊。用來分「待處理/未讀/最新」同列上那粒顏色標籤。唔用來決定 HR 頁見唔見到。

模組

只有五個:HR、預約、會員、通訊、公司。功能頁用嚟收窄範圍,例如手機 HR 主頁只顯示人事相關。改模組唔會令一則由「知會」變「待處理」。

種類跟這一則當下嘅狀態,唔跟頻道一對一。公司通告頻道可以同時出待處理(必讀未確認)同知會(普通或已確認)。所以畫面上看標籤,唔好只記「通告=知會」。
04 · 來源地圖

而家六種來源,點樣變成種類同模組

以下係員工實際會見到嘅對應。人事審批只包括請假、補假、調更、考勤備註、打卡調整、報銷,以及系統標明屬 HR 嘅後備流程;其他審批仍屬待處理,但模組歸公司,唔會出現喺 HR 主頁列表。

來源 幾時出現 種類 模組 點開之後
公司通告 必讀,而且你尚未確認 待處理 公司 電腦彈出通告確認窗;手機工作台沿用原本確認方式
公司通告 普通通告,或必讀已確認 知會 公司 打開通告列表繼續閱讀
預約申請 客人新約、改期、取消等仍待店舖處理 待處理 預約 進入預約申請列表處理;鈴鐺「已看」唔等於已接受或拒絕
待審批 輪到你批核,而且屬人事類(請假、補假、調更、考勤備註、打卡調整、報銷等) 待處理 HR 電腦去審批收件箱;手機去 HR 審批中心
待審批 輪到你批核,但唔屬上述人事類(預留) 待處理 公司 同樣要批核,但唔會出現喺 HR 主頁嗰條通知列表
新會員登記 網上新登記、你所屬分店可見 知會 會員 電腦彈出會員資料;只記已看,唔改會員主檔
人事/出勤更新 更表、出勤異常、個人資料等更新 知會 HR 打開對應人事畫面;未讀入「未讀/最新」,不再入「待處理」
員工通訊 一對一或群組有未讀,且未靜音 通訊 通訊 打開對話;已讀跟對話進度,唔當待辦完結
刻意改咗嘅顯示:以前未讀嘅人事更新亦會擠進電腦「待處理」。而家人事更新只係知會,待處理留給必讀通告、預約申請同審批。HR 主頁仍然睇到人事更新,因為嗰頁係用「模組=HR」篩,唔係用「待處理」篩。
05 · 電腦
事件通知

FIG-notif-02-event-notice

電腦通知中心

事件通知來源

事件通知:系統事件自動觸發通知,同時帶模組、種類、優先級三個標籤。

右上角鈴鐺:通知同通訊分開

電腦面對店長、客服、行政。鈴鐺一次睇晒所有已開來源,唔再按模組收窄。通知分頁入面再用「最新/待處理/未讀」整理節奏。

畫面結構

  • 外層兩個分頁:通知員工通訊(有通訊權限先出現)。
  • 通知內三個分頁:最新(活動流)、待處理(只要動手嗰批)、未讀(知會同未看過嘅申請;必讀未確認通告留喺待處理,唔佔未讀)。
  • 每一則:來源圖標、標題、種類標籤、時間、一句行動提示(查看通告、處理預約、處理審批、打開對話、查看會員、查看 HR)。
  • 「全部標為已看」只出現喺未讀分頁。待處理唔可以用一鍵清走,避免誤把未批核當成做完。

點擊之後去邊

  • 必讀通告:先收起鈴鐺,再彈出確認窗。確認先算真正讀過。鈴鐺入面嘅「已看」對必讀無效,唔可以走捷徑。
  • 普通通告:可標已看,再開通告列表。
  • 預約申請:進入申請列表。接受/拒絕先改預約狀態。
  • 審批:進入審批收件箱。批准/拒絕先改任務。
  • 新會員:彈出會員資料卡,同時記已看。
  • 人事更新:開對應人事畫面。
  • 通訊:喺通訊分頁打開該段對話。

示意:種類標籤喺標題旁;待處理列有左側色條。實際資料以你帳號權限為準。

06 · 手機工作台
通知鈴鐺

FIG-notif-03-event-notification

電腦通知中心

右上角通知鈴鐺

右上角通知鈴鐺:通知同通訊分開,頂鈴只收「同我有關」嘅三類通知。

頂鈴只收「同我有關」嘅三類

前線員工一日開單、打卡、對客,工作台鈴鐺刻意收窄:只顯示公司通告、等你批核、同人事更新。客人預約申請、新會員登記唔會湧入呢個頂鈴,避免同店舖營運隊列重複。員工通訊仍然用工作台原本嘅通訊按鈕,唔併入通知列表。

三個分頁同電腦一致

  • 最新、待處理、未讀。分頁熱區足夠大,戴手套都易撳。
  • 每則有種類標籤;必讀通告、審批會強調左側色條。
  • 未讀分頁先有「全部標為已看」,範圍只限工作台呢三個來源,唔會誤清預約隊列。

點擊契約(同電腦可以唔同)

  • 必讀通告:手機工作台繼續用原本「確認已讀」流程,唔改成電腦嗰個彈窗。確認先寫入通告閱讀紀錄。
  • 審批:進入手機 HR 審批中心,真正批核先改狀態。
  • 人事更新:只打開屬於手機工作範圍嘅連結,避免跳去唔適合手機嘅後台頁。

角標點計

工作台紅點跟「同我有關」:未確認必讀、普通通告未讀、等你批核、未讀人事更新。唔會把全店預約申請總數加進呢個紅點,避免前線員工見到一個同自己無關嘅大數字。

07 · 手機 HR

HR 主頁列表:用模組,唔用待處理

人事同事打開 HR 主頁,要一次睇人事更新同人事審批。呢度篩嘅係「模組=HR」,所以未讀更表(知會)同請假待批(待處理)會一齊出現。唔會再加多一個頂鈴,避免同工作台鈴鐺重複。

會見到

  • 人事/出勤更新(知會)
  • 屬人事類、輪到你批核嘅申請(待處理):請假、補假、調更、考勤備註、打卡調整、報銷等

唔會見到

  • 公司通告、預約申請、新會員、員工通訊
  • 唔屬人事類嘅其他審批(即使都要你批,都喺電腦鈴鐺/審批中心跟,唔塞入 HR 主頁呢條)
點審批仍然去手機審批中心;點人事更新仍然只跟安全嘅手機連結。列表有種類標籤,一眼分到邊啲要批、邊啲只係知會。
08 · 責任邊界

「已看」唔等於「做完」

鈴鐺可以幫你整理注意力,但唔可以代替各模組原本嘅確認、接受、批核。否則店長標已看之後,客人改期仍然懸空,稽核亦對唔到。

你喺鈴鐺做嘅事 系統實際記低 真正完成要做嘅事
必讀通告(電腦)撳通知 唔當已確認 喺彈出視窗確認閱讀,先算正式已讀
必讀通告(手機工作台)確認 沿用手機原本確認 同以前一樣,確認後先算已讀
普通通告標已看 個人已看 無需改通告狀態
預約申請標已看 你睇過呢單申請 仍然要接受或拒絕,先改預約
審批標已看 你睇過呢個任務 仍然要批准或拒絕
新會員/人事更新標已看 個人已看 唔會因此改會員或員工主檔
打開未讀對話 對話進度已跟上 唔當待辦任務完結
09 · 誰會見到

來源可以開關,受眾可以收窄

唔係每個員工都應該見到全店嘅新會員或所有通告。管理員可以按來源決定:呢類通知出唔出喺通知中心,以及邊啲權限組或指定員工會收到。空嘅受眾代表該來源對全體員工開放(仍受各功能頁本身權限約束)。

只影響鈴鐺

關咗某來源之後,通知中心唔再聚合它。通告列表、預約申請頁、審批指派、通訊群組成員維持原樣。唔會因為關鈴鐺而令審批人消失。

權限組或指定員工

可以揀權限組、指定員工,或兩樣一齊(符合其中一項即可)。用來把新會員知會只給客服、把人事更新只給相關崗位。

同外發完全隔離

關鈴鐺頻道唔會停客人短訊、電郵、WhatsApp。關外發規則亦唔會停 Header 角標。兩套設定請分開理解。

操作節奏
通知設定

FIG-notif-01-settings

電腦通知中心

通知來源設定

通知來源設定:六種來源可獨立開關,受眾可以按角色、分店收窄。

一天入面,通知中心點幫到手

早上 先清待處理 必讀通告確認、隔夜改期、輪到你嘅請假。
期間 未讀當收件匣 更表、新會員、普通通告。睇完標已看,唔同待辦搶位。
對話 通訊獨立處理 電腦用通訊分頁;手機用原本通訊入口,唔混入待辦。
人事 HR 主頁一覽 人事更新同人事審批同一條列表,種類標籤分開。
10 · 改咗咩、冇改咩
排程任務通知

FIG-notif-04-cron-tasks

電腦通知中心

定時排程通知

定時排程通知:每日定點推送營運摘要、報表完成通知與系統提醒。

分類變清楚,原本點做就點做

以前容易混淆嘅地方 而家
列上標籤 內部用詞唔統一,畫面幾乎唔展示 統一為待處理/知會/通訊,三個入口都睇到
待處理分頁 未讀人事更新亦會入去 只收必讀未確認、預約申請、審批
HR 主頁 人事更新同各類審批分開拼 一次拎「模組=HR」,人事審批先入列表
工作台頂鈴 個人通告/審批/人事 仍然係呢三樣,唔擴成全店預約隊列
點擊同確認 電腦必讀彈窗、手機工作台原確認 維持兩條路,互不取代
今次冇做:合併客人短訊設定、改權限架構、電郵摘要、推播、按模組一鍵全關、把工作台頂鈴擴成全通道、喺 HR 主頁再加一個鈴鐺。分類只加展示同篩選,唔改已經寫入嘅通告確認、預約狀態、審批結果。
11 · 問答
自動匯出通知

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電腦通知中心

自動匯出與報表通知

自動匯出通知:報表產製完成、排程匯出結果透過通知中心送達。

營運最常問

以下用人手點樣理解,而唔係用內部代號。

點解更表更新唔再出現喺「待處理」?

更表、出勤異常屬於知會:你要知道,但通常唔需要喺鈴鐺入面「完成一項任務」。待處理要留給未確認必讀、未回覆嘅預約申請、未批核嘅單。人事同事仍然可以喺 HR 主頁見到這些知會。

我喺鈴鐺標已看,請假會唔會自動批?

唔會。已看只表示你睇過提醒。批准或拒絕一定要喺審批畫面做。預約申請同樣:已看之後仍然要接受或拒絕。

電腦確認咗必讀,手機仲會唔會跳?

必讀以通告閱讀紀錄為準。電腦用確認窗寫入之後,各入口都應該視為已確認。手機工作台若尚未確認,仍走原本確認方式,避免兩套紀錄各寫各的。

前線員工點解喺工作台睇唔到新會員?

工作台頂鈴刻意只收通告、審批、人事,避免同店舖現場操作搶注意力。新會員知會喺電腦鈴鐺(以及有權限嘅會員功能)跟進。若崗位需要,可由管理員把該來源開放俾對應權限組。

關咗通知中心某來源,客人仲會唔會收到短訊?

會。站內鈴鐺同外發短訊/電郵/WhatsApp 係兩套。關鈴鐺只係員工收件箱唔再聚合;客人通訊跟事件通知規則。

「全部標為已看」會唔會清走待處理?

唔會。呢個按鈕只喺未讀分頁出現,而且必讀未確認通告本來就唔入未讀。待處理要逐則去做完(確認、回覆、批核),唔提供一鍵清空。

同一則通告點解有時待處理、有時知會?

必讀而且你未確認 → 待處理。普通通告,或你已確認 → 知會。來源都係公司通告,模組都係公司。所以要睇種類標籤,唔好只睇圖標。

冇通訊權限會點?

電腦鈴鐺唔顯示通訊分頁,通知列表亦唔會混入對話捷徑。有權限嘅同事先喺通訊分頁處理未讀對話。

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