資產管理

從電腦合約到店舖儀器
誰在用、何時維修、怎樣折舊,都可以查

管理 → 資產管理。IT 側管電訊、硬件、產品金鑰與儀器,以及合約與維修申請。固定資產側走清冊、折舊、轉移、盤點與報廢。財務報表裡的折舊數字由此而來,但日常操作在資產模組完成。

IT 台帳
設備、授權、合約
維修工單
申請、處理、紀錄
固定資產
登記到報廢
盤點差異
掃碼對帳
IT

設備台帳與服務申請

台帳

電訊、硬件、產品金鑰、儀器

四類分開建檔。電訊有電訊種類、電訊編號、電訊類別名稱、電訊供應商。硬件有硬件種類、品牌、狀況。產品金鑰有金鑰種類、名稱、數量、過期日、登記網址,可分配給使用人。儀器單獨一類。使用人可單獨維護,方便調職時改負責人而不是改整張卡。

合約與維修

服務請求與維修申請

合約可搜尋、編輯、寄信提醒。新服務走「新建服務請求」;維修走「維修申請」,列表畫面名稱是「維修申請列表」。檢視維修申請時,分店下拉可一次選多間(預設全選、可搜店名),可篩申請日期、維修申請類型、狀態、單號與說明,列表有「申請日期」欄。工單可提交、查看、處理動作與改紀錄。

固定資產

從入帳到離開公司

固定資產管理底下的畫面名稱:固定資產總覽、固定資產清冊、固定資產折舊、固定資產轉移、固定資產盤點、固定資產報廢、固定資產資料品質、固定資產報表。尚未建檔時會提示「尚未建立固定資產」。

1
清冊與總覽
先在清冊登記名稱、編號、類別、性質;總覽看整體。資料品質用來找出缺欄或對不上的卡。
2
折舊
先預覽再執行,可看明細。數字會進財務,但操作在資產模組完成。
3
轉移
建立調撥並完成,記錄從哪裡到哪裡,而不是默默改負責人。
4
盤點
開盤點批次、掃描、看盤點差異。進行中的盤點與已完成的分開。
5
報廢
申請、核准、完成。報廢後資產離開可用清單,不回頭改已入帳發票。

固定資產類別、性質、品牌、地點等參數在資產設定維護,避免每張卡自由輸入。固定資產報表應與清冊總數一致,用來抽查而不是另做一套帳。

邊界

資產作業 ≠ 改歷史發票

折舊與報廢會影響財務,但不會去改已經入帳的銷售單。總帳與關帳請看財務介紹

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